Jak to zrobić w przypadku kart podarunkowych, które są załadowane przez klienta, a agencja jest organizatorem konkursu i te nagrody otrzymuje od klienta?
Sytuację, w której klient (zleceniodawca konkursu) przekazuje agencji (organizatorowi konkursu) nagrody należy ocenić z dwóch perspektyw: w relacji uczestnik-organizator oraz w relacji organizator-zleceniodawca konkursu.
W relacji uczestnik-organizator nie ma znaczenia, czy klient przekaże agencji pieniądze na zakup nagród, czy też przekaże już kupione nagrody. W jednym i w drugim przypadku agencja jako formalny organizator konkursu odpowiedzialna jest za wydanie nagród zwycięzcom oraz odprowadzenie podatku od tych nagród.
Natomiast w relacji organizator (agencja) – klient (zleceniodawca) ta sytuacja wywołuje różne skutki prawne. Jeśli agencja otrzymuje od klienta środki pieniężne na zakup nagród to bez wątpienia ma większą decyzyjność przy wyborze nagród i w lepszy sposób może zarządzać i kontrolować budżet akcji. W ten sposób może również zyskać na marży przy zakupie nagród.
W przypadku, gdy agencja otrzymuje od klienta nagrody zasadniczo jedynym jej obowiązkiem prawnym jest ich dalsze przekazanie zwycięzcom konkursu. Takie przekazanie nagród powinno być potwierdzone dodatkowym protokołem, z którego będzie wynikało, że nagrody przekazane zostają w konkretnym celu. Wskazane jest też, aby w umowie z klientem na organizację akcji jasno opisać, że klient przekaże nagrody na potrzeby wydania ich akcji i w związku z tym wynagrodzenie agencji zostało odpowiednio umniejszone wobec standardowych reguł. W ten sposób unikniemy zarzutu, że nagrody stanowiły przychód po stronie agencji, który dodatkowo należałoby uwzględnić w rozliczeniu podatku dochodowego agencji.
Czy nagrody rzeczowe i pieniężne wygrane przez uczestników w konkursach stanowią KUP (koszt uzyskania przychodu) dla organizatora?
Prawidłowe rozliczenie organizacji akcji marketingowej (np. konkursu) na linii agencja-klient powinno wyglądać następująco:
- Agencja wystawia klientowi fakturę VAT z tytułu świadczenia usługi marketingowej (organizacja akcji)
- Agencja wystawia klientowi notę obciążeniową na wartość brutto zakupionych nagród.
Agencja kupując nagrody ma prawo do odliczenia VAT z faktury zakupowej obejmującej nagrody oraz do uznania kosztu netto za swój koszt uzyskania przychodu. Natomiast klient agencji uprawniony jest do odliczenia VAT z faktury usługowej (ppkt a)) i rozpoznania jej wartości netto jako koszt. Może uznać za swój koszt uzyskania przychodu notę obciążeniową wystawioną przez agencję (ppkt b)) – co do całości kwoty, jaka z niej wynika.
Należy również pamiętać o tym, że wydając nagrodę w konkursie agencja (organizator) powinna wystawić uczestnikowi paragon fiskalny lub fakturę VAT (w zależności od tego, czy uczestnik jest konsumentem czy nie). Wynika to z faktu, że na gruncie przepisów VAT wydawanie nagród uczestnikom akcji promocyjnej przez agencję marketingową za wynagrodzeniem płaconym przez zleceniodawcę (sponsora) akcji stanowi szczególnego rodzaju transakcję na gruncie VAT, w której:
- agencja marketingowa występuje jako sprzedawca towarów,
- uczestnik akcji promocyjnej występuje jako nabywca towarów,
- zleceniodawca akcji promocyjnej występuje jako podmiot, który płaci za towar dostarczany uczestnikowi akcji.
Czy trzeba ewidencjonować osoby, które otrzymały nagrody w konkursie? Ewentualnie jakie dane należy posiadać od osoby otrzymującej nagrodę: imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, właściwy US.
Nie trzeba tworzyć specjalnych ewidencji ani zbierać dodatkowych danych nagrodzonej osoby. Wystarczą te dane, które uczestnik podał przy zgłoszeniu udziału w akcji. W akcjach promocyjnych, w których stosujemy metodę zryczałtowanego 10%-owego podatku dochodowego nie ma konieczności zbierania dodatkowych danych od zwycięzców, poza tymi, które są niezbędne do wydania (wysyłki nagrody). Ta metoda nie przewiduje obowiązku wystawiania informacji podatkowych PIT-11, do której wypełnienia niezbędne są dane takie, jak PESEL czy właściwy US. Jedyny obowiązek informacyjny, który pojawia się przy podatku zryczałtowanym to złożenie deklaracji PIT 8-AR, która również nie wymaga podawania szczegółowych danych zwycięzców nagród w konkursie.
Co w przypadku zlecenia organizacji konkursu podmiotowi zewnętrznemu, np. agencji? Czy w takim przypadku podatek uiszcza do US agencja, czy spółka na rzecz której jest organizowany konkurs?
W tym temacie orzecznictwo sądów administracyjnych na szczęście jest zgodne. Płatnikiem podatku dochodowego jest agencja, a nie klient, na zlecenie którego konkurs jest przeprowadzany. To agencja zobowiązana jest do obliczenia i odprowadzenia do swojego urzędu skarbowego kwoty podatku od nagród wydanych w konkursach. Koszt tego podatku zazwyczaj uwzględniony jest jako odrębna pozycja w budżecie akcji, dlatego ostatecznie pokrywa go klient, na zlecenie którego organizowany jest konkurs.
