Przy organizowaniu akcji promocyjnej trzeba zadbać o naprawdę wiele obszarów. Droga od pomysłu do realizacji bywa długa i kręta. W tym wpisie skupiam się na jednym etapie przeprowadzania akcji promocyjnej jakim są nagrody, tj. ich zakup, wydawanie i rozliczenie. Postanowiłam podejść do tematu praktycznie, bazując na doświadczeniu we współpracy z agencjami marketingowymi i odpowiedzieć na pytania, które najczęściej się pojawiają oraz wyjaśnić to, co zaskakuje.
1. Co może być nagrodą w akcji promocyjnej? Czy są jakieś ograniczenia?
Bez większego namysłu mogę odpowiedzieć: sky is the limit. Dziś już nie ograniczamy się tylko do samochodów czy rowerów. Coraz większą popularnością cieszą się karty podarunkowe, kody rabatowe, darmowe subskrypcje na platformach streamingowych. Żyjąc w czasach postpandemicznych obserwujemy też rosnącą sympatię dla nagród w formie voucherów wakacyjnych do biur podróży czy zorganizowanych wycieczek. W mojej ocenie nadal absolutną „topką” są nagrody pieniężne – wydawane w formie przelewu bankowego czy karty przedpłaconej.
Wyjątek stanowią jednak produkty tzw. sensytywne (zwłaszcza alkohol, wyroby tytoniowe, leki, produkty do początkowego żywienia niemowląt). Jeśli macie pomysł, że jako nagrodę w akcji wydać np. dobrą whisky, cygara czy zapas olejków do e-papierosów to stanowczo odradzam. Byłaby to niewątpliwie forma promocji, a polskie przepisy wyraźnie tego zabraniają.
2. Jak rozliczyć zakup nagród w relacji z klientem (zleceniodawcą)?
Zasadą jest, że nagrody kupuje organizator akcji – podmiot, który jest odpowiedzialny za ich wydanie nagrodzonym uczestnikom. Poprzez „kupuje” rozumiem tutaj „nabywa ich własność”, bo umowa sprzedaży jest jedną z wielu (choć najczęściej spotykaną) możliwości przenoszenia prawa własności.
Standardowy schemat działania jest taki, że agencja (z własnych środków) kupuje nagrody z rynku, otrzymuje fakturę z tego tytułu, a następnie rozlicza się z klientem za te zakupy.
W takim przypadku agencja wystawi swojemu klientowi dwa dokumenty księgowe:
- fakturę VAT z tytułu świadczonych usług marketingowych – czyli standardowo wszystko to, co agencja realizuje dla klienta przy organizacji akcji;
- oraz notę obciążeniową na wartość brutto zakupionych nagród.
Fakturę za zakup nagród agencja może rozliczyć jako swój koszt (wyjaśniam, bo często o to pytacie). Natomiast klient może w całości uznać za swój koszt uzyskania przychodu notę obciążeniową i standardowo rozliczyć fakturę usługową otrzymaną od agencji. Jeśli agencja otrzymuje z góry od klienta środki na zakup nagród to one również powinny być przekazane na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez agencję.
Nieprawidłowe jest działanie, w którym agencja rozliczy się z klientem za usługi i za koszty zakupu nagród na podstawie faktury. Najogólniej rzecz ujmując prowadzi to do błędnego rozliczenia podatku VAT, a więc kłopotów. I twierdzenie, że „robimy tak od 15 lat i nigdy nie było z tym problemu” przy intensywnie prowadzonych obecnie kontrolach celno-skarbowych jest krótkowzroczne i może być zgubne.
Może również pojawić się sytuacja, kiedy nagrodą w akcji są produkty klienta (np. zestawy kosmetyków, sprzęt elektroniczny). Klient przekazuje je do agencji w celu ich wydania w akcji promocyjnej. Agencja zasadniczo nie płaci za te towary, ale takie przekazanie powinno być potwierdzone co najmniej protokołem/porozumieniem zawartym z klientem, z którego wynika kontekst przekazania towarów. W tym przypadku agencja nie wystawi noty obciążeniowej dla klienta, a jedynie fakturę za zrealizowane usługi marketingowe.
3. O czym pamiętać wydając nagrodę uczestnikowi?
Tutaj najczęściej pojawiają się dwa pytania:
- Czy uczestnik musi podpisać protokół odebrania nagrody?
Wiem, że są różne poglądy i praktyki w tym obszarze, dlatego przedstawiam swoje zdanie: uważam, że co do zasady nie ma takiej potrzeby. Przyjęło się, że nagrodzony musi podpisać protokół odebrania nagrody. Kurier, który dostarcza przesyłkę z nagrodą przedstawia laureatowi dodatkowy protokół do podpisania i bez tego podpisu przesyłka nie może zostać mu wydana (pomijam fakt, że z punktu widzenia firm kurierskich takie zebranie podpisu i zwrot formularza do nadawcy jest dodatkowo płatną usługą).
Protokół w tym przypadku ma pełnić funkcję swego rodzaju glejtu dla organizatora, że nagroda na pewno została wydana w akcji, trafiła do właściwej osoby i osoba ta nie zgłasza zastrzeżeń do otrzymanej nagrody (chociaż wciąż przysługuje jej prawo do zgłoszenia reklamacji, więc to raczej średnie zabezpieczenie). Biorąc pod uwagę dostępne dziś sposoby dostarczania paczek (nie tylko przez kurierów, ale również paczkomaty) i wydawania nagród uważam, że można ten proces znacznie uprościć. Jeśli protokół ma być potwierdzeniem, że nagroda trafiła do zwycięzcy to dlaczego nie uznać, że takim dowodem jest również informacja z systemu śledzącego przesyłki? Skoro po numerze przesyłki jesteśmy w stanie ustalić, gdzie znajduje się przesyłka i że dotarła do adresata to jak najbardziej jest to wiarygodny dowód wydania nagrody.
Protokół wydania nagrody wydaje mi się też trochę trącić myszką w przypadku, gdy wydajecie nagrodę elektronicznie (np. kod rabatowy wysłany mailem czy smsem). Z założenia protokół odebrania nagrody może być do podpisania po jej odebraniu, a nie przed. Czasami jeszcze spotyka się w regulaminach akcji konstrukcje (choć w mojej ocenie są one bardziej kurtuazyjne niż prawnie wiążące), w której po otrzymaniu maila z nagrodą uczestnik ma jeszcze odesłać protokół potwierdzający jej odebranie. Trochę to karkołomne rozwiązanie, zwłaszcza, jeśli uczestnik ostatecznie nie odeślę protokołu – co wtedy? Odbierzemy mu nagrodę?
Protokół może się jednak przydać w sytuacji, kiedy nagrody w akcji organizator wydaje za pośrednictwem, np. przedstawicieli handlowych klienta. To zdarza się zwłaszcza w przypadku akcji B2B, których celem jest też wzmocnienie bezpośrednich relacji z kontrahentami klienta. Wówczas organizacja akcji jest silnie wpierana przez przedstawicieli handlowych mających bezpośrednią relację z uczestnikami. W takim przypadku protokół będzie zasadniczo jedynym wiarygodnym dowodem wydania nagrody uczestnikowi.
Ostatecznie jestem zdania, że należy w pełni korzystać z dobrodziejstw XXI wieku i nie popadać w nadmierną papierologię, zwłaszcza tam, gdzie absolutnie nie jest to konieczne.
- Czy wydając nagrodę uczestnikowi agencja (organizator) powinna wystawić jakiś dokument księgowy?
I tutaj dla niektórych może być niemały game changer: tak, wydając uczestnikowi nagrodę trzeba wystawić dokument księgowy. Z punktu widzenia przepisów podatkowych wydanie nagrody w akcji promocyjnej jest odpłatną dostawą towaru. To sytuacja, w której uczestnik otrzymuje nagrodę, ale płaci za nią klient agencji (to on finansuje ostatecznie koszt zakupu nagród).
To, jaki dokument księgowy należy wystawić przy dostawie towaru (nagrody), zależy od tego, kto otrzymuje nagrodę (do kogo akcja była skierowana):
- jeśli jest to konsument (albo rolnik ryczałtowy) to należy wystawić mu paragon fiskalny (są też inne opcje, chociaż mogą powodować ryzyko prawne),
- jeśli jest to przedsiębiorca wówczas należy wystawić fakturę VAT, przy czym w polu „do zapłaty” wskazać 0 zł, jeśli przedsiębiorca otrzymał nagrodę zupełnie nieodpłatnie.
Dla uczestników akcji promocyjnych nagrody to chyba najbardziej energetyzujący element, który – nie ukrywajmy – w dużej mierze wpływa na ich zaangażowanie się w akcję. Dla organizatorów promocji kwestie dotyczące kupowania i wydawania nagród jak widać są nieco bardziej złożone, dlatego mam nadzieję, że ten wpis był pomocny.
