Wycieczka w tropiki z kolegami z pracy? Brzmi nad wyraz dobrze! Organizatorzy akcji promocyjnych (zwłaszcza skierowanych do pracowników) mają tego świadomość i coraz częściej sięgają po nagrody w formie wycieczek i wyjazdów integracyjnych, które skutecznie zachęcają uczestników do rywalizacji. Pamiętaj jednak, że jeśli jesteś organizatorem akcji i przygotowujesz taką wycieczkę własnym sumptem, tzn. bookujesz bilety lotnicze, rezerwujesz hotel oraz zapewniasz transport dla uczestników to wchodzisz w rolę organizatora turystyki. A taka rola wymaga od Ciebie spełnienia dodatkowych obowiązków prawnych.
1. Wycieczka „szyta na miarę” czy bon do biura podróży?
Zacznijmy od tego, że mogą wystąpić zasadniczo dwie sytuacje:
- pierwsza, kiedy wydajesz nagrodę w postaci konkretnej wycieczki – to Ty ustalasz plan wyjazdu miejsce, termin, zajmujesz się zorganizowaniem transportu i zakwaterowania dla uczestników itp.
- druga, gdzie nagrodą jest bon czy voucher do biura podróży, w którym zwycięzca może wykupić dowolną wycieczkę (nic nie jest mu z góry narzucone).
Może się wydawać, że zasadniczo efekt jest ten sam – zwycięzca może jechać na wycieczkę, ale diabeł tkwi w szczegółach. W przypadku, gdy nagrodą w akcji jest bon do wykorzystania w biurze podróży to organizatorem takiej wycieczki jest biuro turystyczne, a nie agencja przeprowadzająca akcję, w której zostały wydane takie nagrody. Zasady korzystania z bonu określa biuro podróży, a nie organizator akcji. Jego rola ogranicza się w zasadzie do zakupienia bonu o określonej kwocie i przekazania go zwycięzcy.
Inaczej wygląda sytuacja, w której organizator akcji jest jednocześnie organizatorem wycieczki, tzn. samodzielnie realizuje poszczególne etapy organizacji wyjazdu, począwszy od zabookowania biletów lotniczych, poprzez rezerwację hotelu, transport i zapewnienie dodatkowych atrakcji dla uczestników wycieczki. Ten zestaw czynności powoduje, że zgodnie z ustawą o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych („Ustawa”) organizator akcji staje się jednocześnie organizatorem turystyki, a sama wycieczka – imprezą turystyczną.
2. Obowiązki organizatora turystyki
Tych obowiązków jest wbrew pozorom całkiem sporo i niestety generują też dodatkowe koszty.
- Wpis do rejestru organizatorów turystyki
To punkt pierwszy do odhaczenia na liście zadań. Wniosek o wpis do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych składa się do Urzędu Marszałkowskiego właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorstwa (podmiotu wnioskującego o wpis). Urzędy udostępniają wzór wniosku na swoich stronach internetowych. Rozpatrzenie wniosku trwa ok. 7 dni od złożenia kompletu dokumentów. Opłata od wniosku wynosi 355 zł (koszt jednorazowy).
- Gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa
Do wniosku o wpis do rejestru należy dołączyć oryginał gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej na rzecz podróżnych. Na jaką kwotę trzeba się ubezpieczyć? Minimalna suma gwarancyjna dla podmiotów rozpoczynających działalność organizatora turystyki zależy od wielu elementów. Wpływ na wysokość gwarancji będą miały takie czynniki jak: obszar, na jakim będą organizowane imprezy turystyczne (Polska, czy również inne kraje europejskie albo pozaeuropejskie), środki transportu podróżnych (wyłącznie lądowy, czy również lotniczy) itp. Minimalna suma gwarancja może wahać się od 1.900 euro do nawet 250.000 euro. Szczegółowe informacje dotyczące ustalania minimalnej sumy gwarancyjnej znajdują się w rozporządzeniu do Ustawy.
Gwarancja bankowa czy ubezpieczeniowa jest najczęściej zawierana na okres 12 miesięcy. Pamiętaj, żeby cyklicznie ją odnawiać, jeśli nadal chcesz prowadzić działalność organizatora turystyki.
- Składki na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny
Podmiot wpisany do rejestru organizatorów turystyki ma obowiązek płacić składki na Turystyczny Fundusz Gwarancyjny („TFG”). Podobnie jak w przypadku sumy gwarancyjnej, wysokość składki na TFG jest uzależniona od kilku elementów m.in. charakteru wykonywanej działalności, rodzaju usługi, miejsca realizacji imprezy turystycznej lub powiązanej usługi turystycznej, sposobu transportu i rodzaju zapewnianego środka transportu. W żadnym jednak wypadku składka na TFG nie przekracza kwoty 15 zł (a może też wynieść 0 zł). Co ważne, składkę opłaca się od każdego klienta – czyli od każdego uczestnika wyjazdu.
- Pozostałe obowiązki organizatora turystyki
Organizator turystyki ma również obowiązek przesyłać do Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego deklarację składki organizatora turystyki – nawet, jeśli w danym miesiącu nie organizował żadnej imprezy turystycznej lub składki wyniosły 0 zł. To taki dodatkowy obowiązek formalny, o którym po prostu trzeba pamiętać. Ułatwieniem może być to, że obecnie taką deklarację można przesłać elektronicznie.
Poza tym organizator turystyki musi prowadzić wykaz umów o udział w imprezie turystycznej. Ustawa nie narzuca formy takiego rejestru, więc możliwe jest prowadzenie go w formie elektronicznej. Organizator turystyki powinien również spełnić wobec podróżnych/osób biorących udział w imprezie turystycznej obowiązek informacyjny (treść formularza informacyjnego znajduje się w odpowiednim załączniku do Ustawy).
- Outsourcing
Już samo zorganizowanie wycieczki jest dużym przedsięwzięciem. Trzeba zgrać terminy rezerwacji lotów i hoteli, zaplanować takie atrakcje, żeby wycieczka (nagroda) sama w sobie była dla uczestników motywacją do działania w akcji, a na koniec, żeby wszystko to zmieściło się w zakładanym budżecie. A jeśli dołożymy do tego dodatkowe obowiązki organizatora turystyki to okazuje się, że jest to potężne wyzwanie organizacyjne.
Alternatywą dla samodzielnego organizowania wycieczki (i bycia organizatorem turystyki) jest skorzystanie z usług innych podmiotów, które w ramach swojej działalności zajmują się organizacją tego rodzaju wyjazdów i są już wpisane do rejestru organizatorów turystyki. Oczywiście w tym przypadku trzeba liczyć się z dodatkowym kosztem w postaci wynagrodzenia dla takiej firmy, ale może okazać się, że jest to współpraca warta swojej ceny. Na stronie internetowej TFG dostępna jest wyszukiwarka, która pozwala w łatwy sposób zlokalizować najbliższego organizatora turystyki (link: https://ewidencja.ufg.pl/ewidencja/obywatel/wyszukiwanie).
Wzrastająca popularność wycieczek jest szczególnie widoczna w akcjach przeznaczonych dla pracowników. Są nie tylko narzędziem do indywidualnego nagradzania uczestników, ale również świetną okazją do zintegrowania się zespołu. Czy warto w nie inwestować? Uważam, że warto. Przy czym trzeba pamiętać, że ich organizacja wymaga nie tylko spełnienia dodatkowych obowiązków prawnych, ale również większych środków finansowych.
