Czy muszę mieć zgodę na wykorzystanie czyjegoś wizerunku?

Klienci często dopytują, czy mogą na Facebooku albo Instagramie opublikować zdjęcia z gali wręczenia nagród laureatom w akcji promocyjnej, którą organizują? Albo czy mogą na stronie internetowej umieścić wideorelację z wycieczki, którą zorganizowali dla swoich pracowników? Tak, mogą, o ile uzyskają od tych osób zgodę na rozpowszechnienie ich wizerunku. W dzisiejszych wpisie opowiemy o tym, jak zrobić to skutecznie i zgodnie z prawem.

Zanim opublikujesz zdjęcia, na których jest wizerunek konkretnych osób zastanów się:

  1. czy masz zgodę tych osób na rozpowszechnianie ich wizerunku,
  2. czy masz prawną podstawę do przetwarzania danych osobowych, ponieważ wizerunek jest daną osobą.

Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku

W tym temacie zastosowanie mają przepisy ustawy  o prawie autorskim i prawach pokrewnych.W ustawie nie znajdziesz informacji na temat tego, w jakiej formie zgoda musi zostać wyrażona, żeby była skuteczna. Dlatego możesz uzyskać ją w formie dowolnej, np. ustnej, pisemnej (na kartce z własnoręcznym podpisem osoby), ale też w formie maila, czy SMS-a. Każdy sposób uzyskania zgody jest dobry, ważne jednak, abyś w razie ewentualnego sporu był w stanie udowodnić, że faktycznie ją wcześniej uzyskałeś.

Czy zawsze musisz mieć zgodę? Prawo autorskie przewiduje tylko kilka wyjątków, w których nie trzeba uzyskiwać zgody na rozpowszechnienie wizerunku:

  1. kiedy zapłaciłeś danej osobie wynagrodzenie za pozowanie (np. robisz sesję zdjęciową z profesjonalną modelką),
  2. rozpowszechniasz wizerunek osoby znanej, a wizerunek uwieczniono w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych (np. zdjęcia z publicznych wystąpień polityków czy artystów),
  3. rozpowszechniasz wizerunek osoby, która jedynie stanowiła szczegół całości (np. zdjęcia z imprez masowych, publicznych demonstracji, zgromadzeń itp.).

Jeśli nie zaistniał żaden z tych przypadków, to koniecznie zadbaj o to, aby wcześniej uzyskać zgodę na rozpowszechnianie wizerunku. Przygotowanie treści zgody nie jest szczególnie skomplikowane. Ważne, żeby osoba, która ma wyrazić zgodę na rozpowszechnianie wizerunku wiedziała w jakim celu oraz w jaki sposób (w jakich miejscach) jej wizerunek będzie prezentowany.

Przykładowa treść zgody:

Zgadzam się na rozpowszechnianie mojego wizerunku utrwalonego w formie zdjęć wykonanych podczas wręczenia nagrody przyznanej mi w ramach promocji pn. „…….. ” w celu prowadzenia działań o charakterze marketingowym i promocyjnym na rzecz marki ……., w szczególności poprzez opublikowanie mojego wizerunku:
na stronie internetowej www.………………………..,
na oficjalnym fanpage’u marki ……… na Facebooku pod adresem …………

Wizerunek a RODO

Rzadko kiedy temat zgody na rozpowszechnianie wizerunku omawiany jest w kontekście przetwarzania danych osobowych. A przecież wizerunek jest elementem umożliwiającym zidentyfikowanie osoby fizycznej – jest więc daną osobową, a co za tym idzie, podlega ochronie przewidzianej przepisami RODO.

Z kolei, aby przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem, musimy mieć do tego legalną podstawę (wymienia je art. 6 RODO). Jedną z nich jest zgoda osoby, której dane dotyczą. W przypadku przetwarzania danej osobowej, jaką jest wizerunek, to właśnie zgoda będzie najczęściej właściwą podstawą.

Czy to oznacza, że musisz uzyskać dwie odrębne zgody – jedną na gruncie Prawa autorskiego, a drugą wynikającą z RODO? Niekoniecznie – wystarczy jedna zgoda, pod warunkiem, że przy okazji jej zbierania spełnisz obowiązek informacyjny wynikający z RODO. W ten sposób spełnisz warunki uzyskania skutecznej zgody na gruncie obu tych aktów prawnych.

Spełnienie obowiązku informacyjnego oznacza w praktyce dodanie klauzuli informacyjnej, którą możesz umieścić pod lub nad oświadczeniem o wyrażeniu zgody. Przygotowując treść klauzuli informacyjnej pamiętaj, że RODO wymaga, aby była przygotowana w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, napisana jasnym i prostym językiem. Powinna informować o tym, kto jest administratorem danych oraz jakie są cele przetwarzania danych osobowych (wizerunku).

Przykładowa treść klauzuli, którą możesz dodać do oświadczenia o wyrażeniu zgody na rozpowszechnianie wizerunku:

Administratorem Twoich danych osobowych jest ……  (kontakt: ……….@…………). Twoje dane osobowe w postaci wizerunku przetwarzane będą w celu prowadzenia działań marketingowych na rzecz marki …….. w tym akcji promocyjnej „……..”. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody, którą wyrażasz poprzez podpisane powyższego oświadczenia. Zgodę możesz wycofać w dowolnej chwili pisząc mail na adres: ……………@…………….. Masz prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania. Możesz żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych, ich usunięcia oraz przeniesienia do innego administratora. Możesz również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Masz także prawo sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych pod kątem marketingowym. Pozostałe zasady dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych są takie same, jak zasady przetwarzania danych na potrzeby przeprowadzenia ww. akcji promocyjnej znajdujące się w jej regulaminie.

Wycofanie zgody

Zdarza się, że osoba, która wyraziła zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku po jakimś czasie po prostu ją wycofa. Takie prawo gwarantuje jej choćby RODO i nie możemy go ograniczać. Jeśli osoba skorzystała z prawa do cofnięcia zgody (czy to na gruncie RODO, czy prawa autorskiego) to dalsze rozpowszechnianie jej wizerunku nie będzie generalnie możliwe. Rozpowszechnianie jest bowiem formą przetwarzania danych osobowych. A skoro nie możemy rozpowszechniać cudzego wizerunku, to jednocześnie nie przetwarzamy danych osobowych. Nie da się tych procesów oddzielić.

Jakie działania powinny zostać podjęte po wycofaniu zgody? Nie ma wątpliwości, że wycofanie zgody wywołuje skutek na przyszłość. Wobec tego zgodne z prawem pozostaną te działania, które miały miejsce przed wycofaniem zgody. W praktyce oznacza to, że np. nie jest możliwe opublikowanie nowego wpisu na profilu w mediach społecznościowych z wykorzystaniem zdjęcia osoby, która wycofała zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku.

Ale czy trzeba usunąć post, który został opublikowany np. 6 miesięcy temu, tj. przed wycofaniem zgody danej osoby na rozpowszechnianie jej wizerunku? Prawo ani praktyka nie dają tutaj jednoznacznych odpowiedzi. Na pewno zasadne jest podjęcie wszelkich działań, które w jak największym stopniu realizują wolę osoby wycofującej zgodę. Z drugiej strony nie można zapominać o zaangażowaniu (zwłaszcza poniesionych kosztach) podmiotu, który korzystał z jej wizerunku na podstawie skutecznie uzyskanej od niej zgody.

Dlatego, o ile w przypadku materiałów internetowych ich usunięcie nie rodzi większych problemów i kosztów, o tyle trudno wyobrazić sobie, że w ciągu jednego dnia zostanie usunięte zdjęcie, które znajduje na setkach bilboardów rozmieszczonych na terenie całej Polski.

Jeśli więc chcesz wykorzystać zdjęcie czy film, na którym widoczny jest wizerunek innej osoby, zapytaj ją o zgodę. Nie musisz w tym celu tworzyć rozbudowanych umów – wystarczy zwięzła, ale zrozumiała informacja o tym, w jaki sposób zamierzasz rozpowszechniać jej wizerunek. Nie zapomnij dodać też klauzuli informacyjnej, aby Twoje działania były również zgodne z RODO.