Jakie są koszty organizacji loterii oraz 4 sposoby, by je obniżyć

Nie ukrywajmy – spośród wszystkich akcji promocyjnych organizowanych na rynku loterie (promocyjne i audioteksowe) są najbardziej atrakcyjne – i to zarówno dla samych uczestników, jak i dla podmiotów, które chcą się w ten sposób wypromować. Mamy tutaj wszystko co potrzebne, żeby projekt zakończył się marketingowym sukcesem: jest łatwy próg wejścia do gry, uczestnik nie musi ponosić dużych kosztów, no i najważniejsze – są emocje i adrenalina! I najczęściej jest tylko jeden problem – koszty organizacji tej zabawy. Dlatego w dzisiejszym wpisie damy Wam kilka wskazówek, w jaki sposób można taniej zorganizować loterię.

Organizacja loterii niestety regulowana jest przez ustawę o grach hazardowych. Świadomie używam w tym miejscu „niestety”, ponieważ z jakichś względów ta zupełnie niegroźna zabawa została postawiona na równi z prowadzeniem kasyna i obwarowana szeregiem dodatkowych wymogów prawnych. Konsekwencją tego, że loteria uznawana jest za grę hazardową jest bardziej sformalizowana procedura jej organizacji, ale również dodatkowe koszty, z których większość osób po prostu nie zdaje sobie sprawy.

Koszty generowane są na różnym etapie organizacji loterii. Poza wydatkami związanymi z zakupem nagród, czy obsługą marketingową loterii, dochodzą również tzw. „koszty administracyjne”, czyli:

  1. opłata za wydanie zezwolenia na urządzanie loterii,
  2. koszt obsługi bankowej gwarancji wypłaty nagród,
  3. koszt ewentualnych podatków od nagród.

Opłata za wydanie zezwolenia na urządzeni loterii

Warunkiem otrzymania zezwolenia na urządzanie loterii jest uiszczenie opłaty administracyjnej. Jest to kwota, która stanowi 10% wartości puli nagród. W praktyce możemy więc „regulować” ten koszt poprzez zwiększanie lub zmniejszanie wartości puli nagród. Pamiętaj, że o sukcesie marketingowym loterii nie decydują tylko wartościowe nagrody, ale w dużej mierze ciekawa i nieskomplikowana mechanika oraz sam sposób promowania loterii.

ALE UWAGA: opłata od wydania zezwolenia nie może być jednak niższa niż połowa tzw. „kwoty bazowej”. Kwota bazowa jest uzależniona od wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw, dlatego cały czas zmienia się (od kilku lat sukcesywnie wzrasta). Na 2020 r. kwota bazowa wynosi 5.140,74 zł, a więc najniższa opłata od wydania zezwolenia może wynieść 2.570 zł (bez względu na to, jaka będzie pula nagród).

Bankowa gwarancja wypłaty nagród

To kolejny „ukryty” koszt, o którym najczęściej organizatorzy dowiadują się zbyt późno. Bankowa gwarancja wypłaty nagród jest wymagana przez przepisy ustawy, a jej celem jest zabezpieczenie roszczeń uczestników loterii. W praktyce jest to umowa, którą zawiera organizator loterii (lub zleceniodawca – klient) z bankiem, w której bank zobowiązuje się do tego, że zaspokoi wierzycieli organizatora loterii, na wypadek, gdyby ten nie był w stanie tego zrobić samodzielnie.

Obsługa finansowa bankowej gwarancji wiąże się oczywiście z dodatkowymi kosztami – najczęściej w formie prowizji bankowej. W zależności od oferty banku, koszty te mogą być różne i sięgać od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych. Niemniej, zawsze istotną rolę przy szacowaniu kosztów obsługi bankowej gwarancji – poza historią kredytową – odgrywa wartość puli nagród, ponieważ to taką kwotę musi zabezpieczyć bank.

Co również ważne, roszczenia związane z loterią przedawniają się z upływem 6 miesięcy od jej zakończenia. Dlatego bankowa gwarancja musi zabezpieczać nie tylko okres, w którym trwa loteria, ale również kolejne 6 miesięcy po jej zakończeniu. Stąd też, w przypadku bankowej gwarancji wypłaty nagród ważne jest nie tylko to, jaka jest łączna wartość puli nagród, ale także to, jak długo będzie trwała loteria (im jest krótsza, tym  koszty obsługi bankowej gwarancji będą finalnie mniejsze).

Podatki od nagród

Przygotowując budżet loterii nie możemy zapominać o podatkach. Jeśli kierujemy loterię do osób fizycznych (konsumentów) to od wydanych w loterii nagród należy odprowadzić 10%-owy zryczałtowany podatek. W praktyce więc, poza kosztem zakupu samej nagrody, należy zabezpieczyć w budżecie akcji dodatkowe kwoty na poczet pokrycia tego podatku.

Koszty te możemy jednak zredukować. Prawo podatkowe przewiduje możliwość zwolnienia się od obowiązku odprowadzenia podatku w sytuacji, gdy wartość pojedynczej nagrody będzie niższa niż 2.280 zł brutto. Ta kwota graniczna wciąż daje dużo możliwości, jeśli chodzi o wybór atrakcyjnych nagród. Loterie, w których do wydania jest więcej nagród, ale o nieco mniejszych wartościach, wciąż będą cieszyły się dużym zainteresowaniem, bo potencjalnie szanse na wygraną mogą wzrosnąć, jeśli w puli jest do wylosowania większa liczba nagród.

Mechanizm loterii

Ten element jest nie tyle bezpośrednim kosztem, co ma istotny wpływ na ostateczną wysokość opłat administracyjnych. Bardzo często zdarza się, że w ramach loterii, poza standardowym losowaniem nagród, wydawane są tzw. „nagrody gwarantowane”. Założenie jest takie, że np. pierwsze 500 osób, które zgłoszą się do loterii dostanie dodatkowo jakieś drobne nagrody gwarantowane, np. bilety do kina. Pamiętajmy jednak, że jeśli te z pozoru drobne i tanie nagrody pomnożymy przez ich dużą ilość to nasza pula nagród powiększa się nierzadko o pokaźną sumę. A jak już wiemy, pula nagród ma duży wpływ na inne koszty administracyjne.

I tutaj rada: wydawanie nagród gwarantowanych, choć jest ściśle powiązane z loterią, wcale nie musi być elementem jej mechaniki. Innymi słowy, nie musimy “nagród gwarantowanych” uwzględniać w regulaminie samej loterii i niepotrzebnie zwiększać pulę nagród. Dużo lepszym rozwiązaniem jest wydanie tych drobnych nagród w ramach odrębnej akcji promocyjnej, której celem będzie wsparcie promocji naszej loterii. Po kalkulacji kosztów najczęściej okazuje się, że przygotowanie prostego regulaminu i obsługa marketingowa odrębnej akcji są finalnie tańsze, niż wydawanie nagród w ramach samej loterii.

Podsumowując, loterie bez wątpienia są akcjami na „większe budżety”, co nie oznacza, że nie mamy żadnej możliwości, aby kontrolować koszty ich organizacji. Niekiedy okazuje się, że niewielkie zmiany w projekcie i założeniach pozwalają nam zaoszczędzić kilka tysięcy, których właśnie brakowało do tego, aby klient powiedział „Tak, robimy tą loterię!”.