Przy obsłudze akcji marketingowych napotykam niekiedy na stwierdzenie, że wydawanie nagród w takich akcjach to przecież duży problem podatkowy, bo wszystkim nagrodzonym trzeba wystawiać informacje podatkowe PIT-8C. Nie wiem skąd to przeświadczenie, ponieważ wcale tak nie jest. Z mojego doświadczenia w zdecydowanej większości akcji marketingowych, zwłaszcza tych konsumenckich, nie trzeba nikomu wystawiać „pitów”, ani tym bardziej zbierać do tego szczegółowych danych osobowych.
Na początek musimy odpowiedzieć sobie na pytanie kiedy tak naprawdę pojawi nam się obowiązek wystawiania PIT-8C w związku z wydaniem nagrody w akcji marketingowej. Będzie tak wówczas, gdy:
- organizujemy akcję w ramach naszego biznesu (tzn. organizator jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą);
- nagrodę otrzymuje osoba nieprowadząca działalności gospodarczej;
- nagroda wydawana jest w zamian za takie działanie, którego nie można zaliczyć do konkursu, sprzedaży premiowej, loterii albo akcji nie organizuje bank lub inna instytucja finansowa.
Tylko jeśli wszystkie te przesłanki zostaną spełnione, wówczas musimy wystawić nagrodzonej osobie informację podatkową PIT-8C. Jeśli nie ma którejkolwiek z nich, rozliczenie podatku dochodowego od wydanej nagrody będzie przebiegało w inny sposób, w zależności od tego która przesłanka nie zostanie spełniona. Załóżmy jednak, że wszystkie powyższe okoliczności mają miejsce i trzeba wystawić PIT-8C. Aby to zrobić, musimy najpierw od nagrodzonej osoby uzyskać jej imię i nazwisko, numer PESEL, a także adres zamieszkania dla celów podatkowych. Po wystawieniu informacji PIT-8C musimy przesłać ją do nagrodzonej osoby oraz do jej urzędu skarbowego. Nagrodzony musi ująć wartość nagrody w swoim rocznym zeznaniu PIT (np. PIT-37) i samodzielnie zapłacić podatek. Urząd skarbowy dostał od nas PIT-8C i będzie egzekwował od uczestnika akcji prawidłowe rozliczenie podatku. Skomplikowane? Kiepskie marketingowo? Bardzo. Dlatego rynek w naturalny sposób dąży do unikania takich form akcji promocyjnych – zwłaszcza w segmencie B2C – w których rozliczenie nagród przebiegałoby w powyższy sposób.
Kiedy jednak nie trzeba wystawiać PIT-8C? Na przykład wówczas, gdy wydajemy nagrodę w:
- konkursie (czyli za wygraną w rywalizacji);
- loterii promocyjnej (czyli w drodze losowania, po uzyskaniu zezwolenia właściwego organu administracji skarbowej);
- sprzedaży premiowej (czyli za sam zakup towarów lub usług);
- akcji marketingowej organizowanej przez bank lub instytucję finansową.
W przypadku ww. akcji organizator nie musi wystawiać nagrodzonym osobom informacji podatkowej PIT-8C, ponieważ rozliczenie podatku PIT następuje w trybie jego pobrania przez płatnika (najczęściej powinien nim być organizator akcji) oraz wpłacenia do jego własnego (płatnika) urzędu skarbowego. Organizator akcji składa w tym zakresie tylko jedną, roczną deklarację podatkową PIT-8AR, w której ujmuje:
- wszystkie nagrody wydane w powyższych typach akcji (konkursach, loteriach, sprzedażach premiowych, promocjach bankowych), oraz
- odprowadzony w związku z tym podatek.
Deklaracja PIT-8AR nie obejmuje żadnych danych osób nagrodzonych, w tym zwłaszcza ich numeru PESEL. Uczestnicy nie muszą też ujmować nagród uzyskanych w ww. rodzajach akcji w swoich rocznych deklaracjach PIT. Dlatego co do zasady organizatorzy konkursów czy sprzedaży premiowych nie mogą domagać się podawania przez nagrodzone osoby numerów PESEL. Mogłoby to bowiem naruszać zasadę adekwatności przetwarzania danych osobowych, zgodnie z którą można przetwarzać tylko takie typy danych osobowych, które są rzeczywiście niezbędne do realizacji celu przetwarzania (tu – przeprowadzenia i rozliczenia akcji marketingowej).
Obowiązku wystawiania PIT-8C nie ma tym bardziej wówczas, gdy wydanie nagrody o określonej wartości w akcji marketingowej jest w ogóle zwolnione z podatku – dotyczy to przede wszystkim nagród w konsumenckiej sprzedaży premiowej o wartości do 760 zł oraz nagród w loterii promocyjnej o wartości do 2.280 zł.
