Często zgłaszają się do nas klienci, którzy chcieliby zorganizować loterię. Informują, że już nawet wybrali nagrody i mają pomysł na stronę www i KV i to będzie absolutny hit! Po naszej wstępnej rozmowie okazuje się, że organizacja loterii to jednak nie taka prosta sprawa – wtedy ich entuzjazm lekko słabnie albo całkowicie gaśnie. W tym wpisie chcę pokazać Wam jak w praktyce wygląda przygotowanie się do projektu loteryjnego – ile czasu zajmuje, ile kosztuje i o co trzeba zadbać. To prawda, że loterie są najbardziej wymagającymi akcjami w organizacji, ale jednocześnie są to projekty, których sukces marketingowy potrafi pozytywnie zaskoczyć. Polecam spróbować, ale najpierw zapoznać się z kilkoma ważnymi informacjami. Ruszamy!
1. Kto może zorganizować loterię?
„Prowadzę mały biznes, mam swój sklep internetowy z ubraniami. Chciałabym zorganizować loterię dla moich klientek – czy mogę zrobić to sama?”. No jasne, że tak! Chociaż z agencją marketingową będzie z pewnością łatwiej 😉. Z ustawy o grach hazardowych wynika, że loterię promocyjną mogą organizować osoby fizyczne, osoby prawne lub jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej. Wygląda na to, że nie ma w tym zakresie większych ograniczeń, ale na etapie przygotowania dokumentów do wniosku o zezwolenie okazuje się, że jednak ma to znaczenie, kto wystąpi w roli organizatora.
2. Termin i budżet
Moje doświadczenie pokazuje, że to są właśnie „wąskie gardła” przy loteriach. Niewiedza w tym zakresie potrafi położyć projekt loteryjny już na starcie. A wiadomo, jak to jest w marketingu: najlepiej, jeśli możemy zrobić coś na wczoraj i jak najmniejszym kosztem 😉.
Co powinniście wiedzieć:
- Na budżet loterii składają się nie tylko koszty usług agencji i kancelarii (jeśli z nich korzystacie), zakupu nagród, reklamy i promocji loterii, ale również koszty administracyjne. Czyli różnego rodzaju opłaty, które standardowo nie pojawiają się przy innych akcjach, np. gwarancja bankowa czy opłata od zezwolenia na loterię. Po więcej informacji o kosztach administracyjnych przy loterii i sposobach na to jak je obniżyć odsyłam do wcześniejszego wpisu na naszym blogu.
- Loterii nie da się zorganizować z dnia na dzień, ani nawet w tydzień. Od momentu, kiedy padnie decyzja „Robimy ten projekt!” do dnia, w którym loteria wystartuje potrzebujecie ok. 2,5-3 miesięcy – im więcej tym lepiej, żeby można pracować w komfortowych warunkach, a nie ciągle zerkać na zegarek. Dlaczego aż tyle? Samo postępowanie w Izbie Administracji Skarbowej o uzyskanie zezwolenia może trwać 2 miesiące (a w szczególnie skomplikowanych loteriach nawet dłużej). Ten termin liczy się od momentu, kiedy złożymy kompletny wniosek o wydanie zezwolenia. Czy da się ten termin skrócić? Formalnie nie, ale z mojego doświadczenia wynika, że przy dobrej organizacji można uzyskać zezwolenie w 5-6 tygodni 😉.
3. Losowanie
To kolejny element, który zaraz po terminie i budżecie loterii zaskakuje najbardziej. Pytam: „A w jaki sposób będziecie losować zwycięzców?”. „Mamy świetnego programistę, napisze nam aplikację losującą!” – odpowiadacie. Pomysł absolutnie genialny na miarę dzisiejszej technologii, natomiast przepisy o grach hazardowych kompletnie nie nadążają za tą technologiczną myślą. Taka aplikacja losująca zainstalowana na laptopie spełniałaby definicję „urządzenia losującego”. Żeby z takiego urządzenia korzystać przy przeprowadzaniu loterii trzeba najpierw je zarejestrować i uzyskać certyfikat. To zajmuje nawet kilka miesięcy i kosztuje kilka dodatkowych tysięcy. Krótko mówiąc: ta opcja odpada, jeśli chcecie loterię zorganizować w ciągu najbliższych 3 miesięcy.
Ale są alternatywy!
Można przeprowadzać losowania ręczne, czyli przygotowujecie jakiś przedmiot (kartki/kartoniki/piłeczki) z numerami zwycięskich zgłoszeń i wyznaczona osoba wyciąga je z urny. W ten sposób, krok po kroku ustalacie listę laureatów. Ta metoda zajmuje trochę więcej czasu, ale zasadniczo nie trzeba jej rejestrować. Inną możliwością jest wydawanie w loterii tzw. nagród „instant-win”. Nagrody te są przyznawane w oparciu o system bramek czasowych – pierwsze zgłoszenie, które zostaje przesłane po wybiciu losowo ustalonej godziny jest zgłoszeniem zwycięskim.
4. Project manager – must have!
Ponieważ loterie wymagają dopełnienia wielu formalności polecam wyznaczyć osobę, która będzie nadzorować cały proces po Waszej stronie. Kiedy pomagamy klientom w uzyskaniu zezwolenia na loterię to właśnie z taką osobą konsultujemy wszystkie szczegóły loterii i elementy dotyczące jej mechaniki, żeby jak najlepiej opisać je w regulaminie. Project manager odpowiada też za pozyskanie i przepływ dokumentów pomiędzy nami (kancelarią), a agencją/klientem (organizatorem). Jego rola jest szalenie ważna, aby spiąć cały projekt w czasie i uzyskać zezwolenie w wymaganym terminie.
5. Wniosek o zezwolenie na loterię
Wniosek od strony formalnej to pismo, które zawiera określone informacje (szczegółowo opisane w art. 39 ustawy o grach hazardowych), ale również załączniki (dodatkowe dokumenty). I tutaj moja dobra rada: uzyskanie wszystkich załączników również zabiera trochę czasu, dlatego działajcie od razu. Tak naprawdę przy organizacji loterii wiele elementów dzieje się równocześnie. Prawnik tworzy regulamin, programista stawia stronę www, graficy przygotowują materiały promocyjne – dlatego właśnie project manager to złoto!
Co będzie trzeba uzyskać (załączniki do wniosku):
- gwarancja bankowa – od tego dokumentu zacznijcie, bo banki procesują wnioski o udzielenie gwarancji nawet kilka tygodni. Wniosek o gwarancję można uzyskać w dowolnym banku, niekoniecznie tym, w którym macie konto firmowe – warto porównać oferty.
- zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w opłacaniu podatków i należności celnych oraz zaświadczenie z ZUS o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne – można uzyska je elektronicznie w ciągu 7 dni.
- dokument/-y potwierdzające aktualną sytuację finansową organizatora (np. sprawozdanie finansowe lub PIT za zeszły rok, rachunek zysków i strat za dany okres), tj. takie, z których wynika, że Wasza kondycja finansowa jest dobra, jesteście „na plusie”.
- oświadczenie o tym, że środki przeznaczone na organizację loterii pochodzą z legalnych źródeł.
- regulamin loterii – ustawa o grach hazardowych wymienia elementy, które powinny być opisane w regulaminie. Ale to taki basic. Warto również dodać kilka postanowień i zabezpieczyć się w regulaminie przed uczestnikami, którzy próbują w nieuczciwy sposób zwiększyć swoje szanse na wygraną.
Kompletny wniosek składa się do właściwej Izby Administracji Skarbowej. Wniosek można złożyć osobiście (papierowo) albo elektronicznie. Jestem wielką fanką ideologii paper less i osobiście najczęściej korzystam z metody hybrydowej – dokumenty uzyskane elektronicznie przesyłam przez ePuap, a te uzyskane w formie papierowej (zazwyczaj gwarancja bankowa) składam osobiście w Izbie.
6. Postępowanie w Izbie
Postępowanie w Izbie dzieli się na dwa etapy:
- Sprawdzenie wniosku pod względem formalnym – zdarza się, że organ wymaga przedłożenia dodatkowych dokumentów, co wynika ze specyfiki danej loterii (albo praktyki danej Izby). Takie braki najczęściej można uzupełnić w ciągu kilku dni.
- Analiza regulaminu loterii – to właściwie taki call z urzędnikiem, który weryfikuje regulamin i zgłasza swoje uwagi, które trzeba uwzględnić. Rzadko kiedy kończy się na jednym telefonie 😉. Coś trzeba dopisać, coś innego zmienić, coś usunąć. Tutaj przydaje się doświadczenie w kontakcie z Izbą i urzędnikami, bo pozwala znacznie przyspieszyć cały proces. Kiedy „przerobiło” się już dziesiątki regulaminów to łatwiej złapać kontekst zmian i dopasować się do oczekiwań urzędnika.
7. Decyzja o wydaniu zezwolenia
Kiedy uda się wypracować ostateczną treść regulaminu otrzymujecie z Izby informację (najczęściej mailową lub przez ePuap), że decyzja zezwalająca jest już wydana. To już jest sukces! Ale zanim otworzycie szampana trzeba decyzję odebrać. Tylko decyzja doręczona do adresata wchodzi do obrotu prawnego, a więc dopiero wtedy, kiedy ją otrzymacie możecie legalnie organizować loterię.
Żeby odebrać zezwolenie na loterię trzeba przedstawić potwierdzenie wykonania przelewu opłaty od zezwolenia. Należy działać sprawnie, dlatego ważne, żebyście mieli stały kontakt z osobą, która może taki przelew wykonać w Waszej organizacji. Polecam korzystać z opcji przelewów ekspresowych, bo pozwalają od razu wygenerować potwierdzenie z systemu bankowego.
Izba doręczy Wam zezwolenie poprzez ePuap lub wyśle pocztą wraz z zatwierdzonym regulaminem.
Podsumowanie
Tak właśnie w dużym skrócie wygląda przygotowanie się do loterii i proces uzyskiwania zezwolenia. Jest więcej elementów, o które trzeba zadbać niż przy konkursie, ale zapewniam, że projekty loteryjne są niezwykle satysfakcjonujące. Jeśli nie czujecie się na siłach, żeby samodzielnie podjąć się projektu to warto skorzystać z pomocy profesjonalistów. Na koniec: piszę ten tekst przede wszystkim jako prawnik od loterii, ale mam pełną świadomość, że elementy prawne to jedynie pewien wycinek projektu loteryjnego (choć jest kluczowy). Loteria sama się nie „sprzeda” – do tego potrzebny jest solidny marketing. Tu moja praktyczna wiedza się kończy, a zaczyna rzeczywistość agencji marketingowych 😉.
