Pisaliśmy już na blogu o tym, jak przygotować się do organizacji loterii promocyjnej (więcej na ten temat znajdziecie tutaj). Dzisiaj omówimy jeden z etapów loterii – losowanie. To ten moment, który wywołuje największy dreszcz emocji, ale który jednocześnie musi przebiegać zgodnie z przepisami. Losowania można przeprowadzić przy pomocy urządzenia losującego albo w sposób „ręczny”. I jak to zazwyczaj bywa – wszystko ma swoje plusy i minusy.
Opcja 1: urządzenie losujące
Czym jest? Z ustawy o grach hazardowych wynika, że jest to urządzenie służące do ustalania wyników gry w loteriach pieniężnych, loteriach audiotekstowych, grach liczbowych, loteriach promocyjnych i loteriach fantowych. W praktyce może być to laptop czy tablet z zainstalowanym oprogramowaniem (aplikacją), która pozwala w sposób losowy ustalić wynik gry.
Czy każdy laptop z aplikacją losującą może być wykorzystany do przeprowadzenia losowania? Nie każdy. Nawet jeśli macie ‘wolny’ laptop w firmie, a Wasz programista to prawdziwy geniusz, który w jedno popołudnie napisze aplikację losującą to jeszcze nie oznacza, że z takim sprzętem możecie przeprowadzić losowanie.
Urządzenie losujące należy najpierw zarejestrować. Rejestracji dokonuje naczelnik urzędu celno-skarbowego. Poprzedza ją badanie techniczne wykonywane przez jednostkę badającą, które ma potwierdzić, że urządzenie spełnia warunki określone w przepisach. Wniosek o rejestrację urządzenia losującego wymaga również przygotowania szczegółowej specyfikacji samego urządzenia i dodatkowych dokumentów.
Urządzenie losujące (laptop z zainstalowanym programem losującym) może być wykorzystywane wyłącznie do przeprowadzania losowań. Oznacza to, że poza losowaniami nie można takiego laptopa przeznaczyć do innych zadań czy codziennej pracy. Instalacja innych programów na urządzeniu losującym mogłaby zakłócić pracę programu losującego i stworzyć ryzyko manipulowania wynikami losowania.
Rejestracja urządzenia losującego generuje też dodatkowe koszty. Po pierwsze, trzeba wnieść opłatę od wniosku. Jest to kwota, która stanowi 50% kwoty bazowej (ustalanej w oparciu o przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw), co oznacza, że na 2023 r. opłata wyniesie 3.283 zł. Są też dodatkowe koszty związane z zakupem sprzętu (laptopa) czy przeprowadzeniem samego badania technicznego.
Średnio cały proces zarejestrowania urządzenia losującego trwa od kilku do nawet kilkunastu tygodni i jest to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych.
Podsumujmy tę opcję.
„Plusy”:
- najważniejszy – oszczędność czasu. Ustawienie parametrów losowania i przeprowadzenie losowania trwa kilka minut,
- różnorodność i automatyzacja – dzięki funkcjom programu losującego można oferować klientom rozwiązania dopasowane do ich potrzeb;
- jest to zdecydowanie dobra inwestycja, jeśli planujecie na stałe rozszerzyć swoją ofertę o organizację loterii.
„Minusy”:
- rejestracja urządzenia losującego wymaga czasu i generuje dodatkowe koszty – nie jest to temat do załatwienia „od ręki”,
- samo korzystanie z urządzenia losującego jest również regulowane przez przepisy, np. trzeba zawiadomić o każdej zmianie miejsca urządzenia losującego lub o jego kradzieży,
- rejestracji urządzenia losującego dokonuje się na 6 lat – po tym czasie należy ją odnowić.
Opcja nr 2: losowanie ręczne
Spokojnie, bez urządzenia losującego też można przeprowadzić loterię! Ręczne losowanie nagród to opcja dla wszystkich, którzy po raz pierwszy realizują projekt loteryjny lub dla których loterie nie stanowią core biznesu i pojawiają się sporadycznie.
Ręczne losowanie – jak sama nazwa wskazuje – polega na fizycznym wyciąganiu z urny losów. Do losowania należy przygotować karty z numerami losów (np. wydrukować je i rozdzielić) i urnę (np. plastikowy pojemnik, kartonowe pudełko), do której te losy zostaną wrzucone. Wyznaczona osoba po kolei wyciąga z urny zwycięskie losy, które przypisywane są do nagród.
W zależności od tego, jak dużo nagród wydajecie w loterii i jak często planujecie wyłaniać laureatów (np. co tydzień, co miesiąc, raz na zakończenie całej loterii) ta metoda może być bardziej lub mniej problematyczna. Przede wszystkim chodzi o czas, jaki potrzebny jest na przygotowanie się do losowania i jego przeprowadzenie. Im większa częstotliwość losowań (np. co tydzień) i więcej nagród (np. kilkadziesiąt czy kilkaset sztuk) tym proces losowania globalnie pochłonie więcej czasu. W proces losowania często zaangażowana jest więcej niż jedna osoba – ktoś weryfikuje bazę zgłoszeń i przygotowuje losy, a ktoś inny nadzoruje losowanie i sporządza protokół.
Podsumujmy tę opcję.
„Plusy”:
- w odróżnieniu od urządzenia losującego ta metoda nie wymaga żadnej rejestracji – zaoszczędzacie czas i pieniądze,
- można wyznaczyć osobę lub zespół osób, które będą dedykowane do projektów loteryjnych – ich doświadczenie z każdą akcją będzie większe i pozwoli usprawnić przebieg losowań i zoptymalizować ten proces.
„Minusy”:
- losowania ręczne są na pewno bardziej czasochłonne – nawet organizując kolejne loterie i zdobywając doświadczenie proces ten można co najwyżej skrócić, ale nigdy ta metoda nie dorówna szybkości losowania z wykorzystaniem urządzenia losującego;
- przez to, że w losowanie angażowanych jest często więcej osób to generalnie wpływają one na organizację pracy w zespole, a nawet w całej firmie, co wpływa też (zwiększa) na koszt organizacji loterii.
Która opcja jest lepsza?
Żadna z nich nie jest ani lepsza ani gorsza 😊. Każda jest inna i musicie wybrać tę, która lepiej odpowiada Waszym aktualnym potrzeby. Z naszego doświadczenia wynika, że jeśli klient organizuje 1-2 loterie w ciągu roku to spokojnie może pozostać przy opcji z losowaniem ręcznym. Natomiast jeśli ma w planach ekspansję loteryjną i chciałby na stałe wprowadzić projekty loteryjne do swojej oferty to zdecydowanie radzimy zainwestować w urządzenie losującego.
