Czasami mam wrażenie, że w sieci zapanowała inwazja checkboxów. To dobrze, że coraz więcej przedsiębiorców ma świadomość, że na pewne działania potrzebna jest zgoda użytkownika. Z drugiej strony jestem pewna, że część z nich nie zdaje sobie sprawy, że niektóre procesy można uprościć. Można a nawet należy, bo to uproszczenie nie tylko jest user friendly, ale przede wszystkim jest korzystniejsze biznesowo.
Ostatnio z zapytaniem zwrócił się do nas klient, którego celem była optymalizacja formularza służącego do pozostawienia danych kontaktowych przez osoby zainteresowane świadczoną przez niego usługą. Realizacja tego zadania była dla mnie czystą przyjemnością, bo ze skomplikowanego formularza z dwoma checkboxami zrobiliśmy prosty formularz bez żadnych zgód do zaznaczenia.
Newsletter
Myśląc o zgodach, jako pierwszy na myśl przychodzi mi zapis na newsletter. Być może będzie to dla Ciebie zaskoczenie, ale formularz zapisu do newslettera nie musi mieć checkboxa ze zgodą na kontakt marketingowy! Jak to możliwe? Skoro użytkownik dobrowolnie podaje swój adres e-mail (ewentualnie również imię w celu personalizacji komunikatów) oraz potwierdza zapis, to takie działanie należy uznać za aktywne wyrażenie zgody.
Potwierdzenie zapisu, o którym wspomniałam powyżej oznacza wdrożenie formuły double opt-in. W praktyce oznacza ona, że użytkownik, który zapisał się na newsletter za pośrednictwem formularza otrzymuje jeszcze maila z prośbą o potwierdzenie subskrypcji. Dopiero w momencie potwierdzenia adres e-mail zapisywany jest w bazie marketingowej.
Formuła double opt-in ma przeciwdziałać sytuacjom, gdy użytkownik zostaje zapisany na newsletter wbrew swojej woli. Nawet jeśli jakaś osoba posiada adres e-mail innej osoby i wykona pierwszy krok, czyli wypełni formularz, to bez faktycznego dostępu do skrzynki mailowej i bez potwierdzenia subskrypcji na taki adres e-mail nie będą przesyłane komunikaty marketingowe.
Konstruując formularz zapisu na newsletter musisz pamiętać o jeszcze jednej rzeczy. Pod polami formularza musi zostać zamieszczona klauzula informacyjna. Klauzula informacyjna służy wypełnieniu obowiązków wynikających z RODO. Z treści klauzuli informacyjnej musi wynikać m.in. cel przetwarzania danych, czyli powinieneś opisać, że dane osobowe podane w formularzu będą wykorzystywane w celu przesyłania komunikatów marketingowych na podstawie wyrażonej zgody. Dodatkowo należy wskazać w jaki sposób zgoda ta może zostać wycofana. Procedura wycofania zgody musi być równie łatwa jak jej wyrażenie.
Formularz kontaktowy
Drugim najpopularniejszym formularzem na stronach internetowych jest formularz kontaktowy. Zazwyczaj formularz kontaktowy ma dwa pola: adres e-mail oraz pole wiadomości (czasami może być to również imię i/lub numer telefonu).
Również w tym przypadku wielokrotnie spotkałam się z checkboxem z treści którego wynikało, że przesłanie zapytania wymaga wyrażenia zgody na kontakt. Taki checkbox jest absolutnie zbędny. Przetwarzanie danych w celu udzielenia odpowiedzi na pytanie realizowane jest w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora, który wyraża się w budowaniu pozytywnych doświadczeń z kontaktu z przedsiębiorcą. Nie musisz zatem uzyskiwać zgody klienta.
Pamiętaj jednak, że pozyskując dane za pośrednictwem formularza kontaktowego możesz je wykorzystać wyłącznie w celu odpowiedzi na to konkretne zapytanie. Nie możesz takiego adresu e-mail (numeru telefonu) użyć np. w celu kontaktu marketingowego służącego przedstawieniu Twojej oferty.
Również w przypadku formularza kontaktowego pod jego polami powinna znaleźć się klauzula informacyjna, w której w zrozumiały sposób opiszesz m.in. cel i podstawę przetwarzania danych a także poinformujesz o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
Regulamin i Polityka prywatności
Jeśli prowadzisz sklep internetowy zastanawiasz się pewnie czy musisz mieć checkbox z akceptacją treści regulaminu oraz Polityki prywatności (Zasad przetwarzania danych osobowych).
Checkbox dot. regulaminu jest obowiązkowy w procesie zakupowym poza wyjątkiem, o którym napisałam poniżej. Takie zaznaczenie checkboxa przez klienta daje przedsiębiorcy potwierdzenie, że regulamin został klientowi dostarczony przez zawarciem umowy sprzedaży, czyli jest potwierdzeniem spełnienia ustawowych obowiązków, które ciążą na przedsiębiorcy.
Ciekawostka
Checkbox dot. akceptacji regulaminu nie musi wyświetlać się podczas składania zamówienia przez zalogowanego użytkownika. Jeśli taki użytkownik już raz zaznaczył checkbox a treść regulaminu nie uległa zmianie, to nie musi zaznaczać go po raz kolejny. W konsekwencji taki checkbox musi pojawić się dopiero w przypadku zmiany postanowień regulaminu. O takiej zmianie musimy poinformować zarejestrowanych użytkowników i ponownie zebrać oświadczenie o zapoznaniu się z treścią regulaminu i akceptacji nowego brzmienia.
Inaczej jest z checkboxem dot. Polityki prywatności. Być może znów Cię zaskoczę pisząc, że nie musi go być. Obowiązku odnotowywania zapoznania się z treścią zasad przetwarzania danych osobowych przez klienta/użytkownika nie nakłada na przedsiębiorcę ani RODO ani żadne inne przepisy. Jedyne co musisz zrobić, to móc wykazać, że klient/użytkownik mógł zapoznać się z zasadami. Jak to zrobić? Wystarczy, że będziesz w stanie udowodnić, że taki dokument był zamieszczony na stronie internetowej i był łatwo dostępny dla użytkownika strony internetowej. W ten sposób wypełnisz zasadę rozliczalności, która wynika z RODO.
Podsumowanie
Jeśli na swojej stronie internetowej masz formularze i użytkownicy żeby z nich skorzystać muszą zaznaczać checkboxy, to warto żebyś zastanowił się czy są one konieczne. Zbieranie zgody (zaznaczanie checkboxów) nie zawsze jest wymagane a co więcej bardzo często prowadzi do zbędnego skomplikowania procesu.
W razie wątpliwości skontaktuj się z nami. Razem na pewno uda nam się ulepszyć Twój biznes 😊
