Od początku istnienia bloga dzielimy się z Wami naszą wiedzą i doświadczeniem. Z perspektywy wieloletniej współpracy z branżą marketingową zauważyliśmy, że są pytania i problemy, z którymi często do nas wracacie. Dla nas to znak, że mamy jeszcze dużo do zrobienia, abyście czuli się bezpieczniej w prawie Dlatego w dzisiejszym wpisie odpowiemy na kilka najczęściej pojawiających się pytań. Zapraszamy!
1. Chcemy przy okazji akcji promocyjnej zbierać nowe leady. Czy możemy wymagać, aby uczestnik przed przystąpieniem do akcji wyraził obowiązkowo zgodę na wysyłanie komunikatów marketingowych (SMS, e-mail)
Nie polecamy takiego rozwiązania. Zgodnie z przepisami, które regulują działania e-mail- i telemarketingowe, jak również te dotyczące ochrony danych osobowych (RODO), zgoda powinna być dobrowolna. I nie chodzi w tym przypadku o to, czy ktoś groźbą przymusił kogoś do jej wyrażenia. Dobrowolna zgoda to taka, kiedy osobie, która ją wyraża nie towarzyszy żadna presja (zwłaszcza psychiczna) i poczucie straty. Starty wynikającej z tego, że jeśli jej nie wyrazi to więcej straci niż mogłaby zyskać.
Przykład takiej sytuacji: jeśli obiecujecie rabat w wysokości 95% na kolejne zakupy w zamian za wyrażenie zgody, to chyba tylko zagorzały prawnik i specjalista z RODO nie skusiłby się na taką ofertę 😉
Czy w takim przypadku zgoda jest dobrowolna? To już nie wydaje się być takie oczywiste.
Jeśli zapraszasz do wzięcia udziału w Twojej akcji promocyjnej, czy w jakikolwiek inny sposób aktywizujesz swoich klientów, to zgoda na komunikację marketingową powinna być co najwyżej dodatkiem, a nie warunkiem koniecznym, żeby wziąć w niej udział.
Nie ma nic złego w tym, żebyś przy formularzy zgłoszeniowym do konkursu umieścił dodatkowy checkbox z prośbą o zgodę na wysyłanie maili czy SMS-ów. Jeśli uczestnik zainteresuje się Twoją akcją i przy okazji wyrazi zgodę, to świetnie – masz nowego leada, „ogrzewaj” go dalej i działaj! Ale wcześniej pozwól mu podjąć w pełni dobrowolną decyzję.
2. Mamy fotorelację z wręczenia nagród uczestnikom naszej akcji – czy możemy je opublikować na naszej stronie internetowej i fanpage’u?
Tak, pod warunkiem, że uzyskaliście od nich zgodę na rozpowszechnianie wizerunku. Bez niej takie działanie będzie bezprawne. I znów powracamy do tematu zgody – tym razem na gruncie prawa autorskiego i RODO. Więcej o tym, w jaki sposób taką zgodę uzyskać wraz praktycznymi wskazówkami pisaliśmy już tutaj (kliknij, naprawdę warto!).
3. Od zwycięzców naszego konkursu otrzymaliśmy bardzo ciekawe zgłoszenia (zdjęcia), które chcielibyśmy wykorzystać w naszej nowej kampanii reklamowej – czy możemy to zrobić?
Możecie, o ile autor zgłoszenia zgodził się na takie działanie. Macie zasadniczo dwie drogi, aby móc działać zgodnie z prawem: albo zwycięzca przeniesie na Was (organizatora akcji) autorskie prawa majątkowe do swojego zdjęcia, albo udzieli Wam licencji (niewyłącznej lub wyłącznej) na korzystanie ze zdjęcia.
Udzielenie licencji niewyłącznej jest zasadniczo najprostsze, ponieważ nie wymaga zachowania szczególnej formy. Z drugiej strony daje też ograniczone możliwości korzystania ze zdjęcia. Do udzielenia licencji niewyłącznej wystarczające będzie przygotowanie odpowiednich zapisów do regulaminu. Przystępując do konkursu powinien w sposób aktywny potwierdzić, że zna i akceptuje jego treść (np. w formie checkboxa przy formularzu zgłoszeniowym). Licencja niewyłączna oznacza jednak, że prawa autorskie do zdjęcia nadal pozostają przy twórcy (zwycięzcy), a dodatkowo może on udzielić również innym podmiotom licencji na korzystanie z tego zdjęcia. Innymi słowy – nie macie monopolu na korzystanie ze zdjęcia.
Udzielenie licencji wyłącznej wymaga co prawda zachowania formy pisemnej (czyli potrzebne jest oświadczenie z własnoręcznym podpisem zwycięzcy), ale da Wam pewność, że będziecie jedynymi osobami, które będą mogły korzystać ze zdjęcia. Największe możliwości daje Wam nabycie od zwycięzcy autorskich praw majątkowych do zdjęcia, chociaż też wymaga formy pisemnej (umowa lub oświadczenie). Z chwilą przeniesienia autorskich praw majątkowych stajecie się niejako nowymi właścicielami zdjęcia i możecie z niego korzystać w pełnym zakresie, na zasadach ustalonych ze zwycięzcą.
4. Nasz klient nie ma dostępu do danych osobowych uczestników akcji – czy wobec tego jest administratorem tych danych?
Tak klient, który zleca organizację akcji będzie administratorem danych osobowych jej uczestników. Administratorem danych osobowych jest podmiot, który decyduje o celach i środkach przetwarzania danych. Czy z tej definicji wynika, że musi mieć dostęp do danych? Nie. Kiedy stajecie przed – często niełatwym – zadaniem określenia, kto jest administratorem danych zadajcie sobie kilka pomocniczych pytań:
- kto inicjuje proces przetwarzania danych? Na czyje zlecenie akcja w ogóle jest organizowana?
- czy agencja sama z siebie ma interes w tym, aby zorganizować akcję? Czy gdyby nie konkretne zlecenie od klienta, to zdecydowałabym się na przeprowadzenie tej akcji?
- czyje cele biznesowe są realizowane? Kto zyska na tym, że akcja zostanie przeprowadzona?
- czy agencja ściśle współpracuje z klientem? Czy konsultuje z nim i potwierdza z nim bieżące działania (np. projektuje mechanizm i opiniuje regulamin akcji)
Jeśli odpowiedzi na te pytania prowadzą bezpośrednio do klienta (zleceniodawcy), to oznacza to, że jest on administratorem danych.
5. Mamy już projekt KV do naszej akcji – czy musimy dodać tam jakieś informacje prawne tym tzw. „drobnym druczkiem”?
Dużo zależy od tego, jakie informacje umieściliście już bezpośrednio na KV. Materiały promocyjne mają rzetelnie informować o zasadach Waszej akcji. Uczestnik powinien wiedzieć, w jakim okresie jest ona przeprowadzana i co musi zrobić, aby wziąć w niej udział. Naturalnie, aby przyciągnąć uwagę, można umieścić na nich zdjęcia lub grafiki nagród (tutaj ostrożnie, jeśli chodzi o wykorzystywanie logotypów innych firm!).
Uzupełnieniem komunikatów głównych na KV jest właśnie nota prawna (tzw. legal). Pamiętajcie, że legal nie ma być powtórzeniem tego, co już wynika z KV, ale ma doprecyzować warunki udziału w akcji. Docelowo chodzi o to, aby uczestnik nie był zaskoczony, że musi spełnić dodatkowe obowiązki, np. zachować paragon albo że udział w akcji możliwy jest tylko w przypadku, gdy kupi wybrane, a nie wszystkie produkty danej marki
Jeśli w Waszej codziennej pracy pojawiają się jeszcze inne problemy prawne to zapraszamy Was do kontaktu – piszcie na adres m.socha@core.law
