Czy masz pewność, że agencja marketingowa, którą prowadzisz lub z którą współpracuje Twoja marka prawidłowo rozlicza podatek VAT przy organizacji akcji promocyjnych z nagrodami? Jeśli nie, to czas przyjrzeć się temu bliżej, bo koszt nagród najczęściej nie może być ujmowany na fakturze, którą agencja wystawia klientowi. Już kilka lat temu interpretacje przepisów podatkowych dotyczących usług marketingowych uległy znaczącym zmianom. Błędy w rozliczeniach mogą prowadzić do poważnych konsekwencji zarówno dla agencji, jak i jej klientów.
- Mit kompleksowej usługi marketingowej
- Przełomowy wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE
- Stanowisko polskich sądów administracyjnych
- Praktyczne implikacje dla agencji i klientów
- Jakie mogą być konsekwencje błędnego rozliczania nagród?
1. Mit kompleksowej usługi marketingowej
Przez długi czas wiele agencji marketingowych działało w przekonaniu, że wydawanie nagród w ramach akcji promocyjnych stanowi element kompleksowej usługi marketingowej. Oznaczało to, że agencje wystawiały swoim klientom jedną fakturę obejmującą zarówno usługi organizacji akcji, jak i wartość wydanych nagród. Jednak takie podejście już lata temu zostało zakwestionowane zarówno przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, jak i polskie sądy administracyjne.
2. Przełomowy wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE
Kluczowym momentem był wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 2010 r. w połączonych sprawach Loyalty Management UK i Baxi Group Ltd. Trybunał orzekł, że organizacja akcji promocyjnej to tak naprawdę dwa osobne elementy:
- usługa organizacji i koordynacji akcji promocyjnej,
- wydawanie nagród uczestnikom akcji.
To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych. Wydawanie nagród nie jest elementem kompleksowej usługi marketingowej świadczonej przez agencję klientowi. Agencja „sprzedaje” nagrody uczestnikom na koszt klienta agencji. Można to określić też w ten sposób, że klient kupuje uczestnikom nagrody od agencji. Ale nabywcami tych nagród są uczestnicy.
Musimy pamiętać, że zgodnie z art. 29a ust. 1 ustawy o VAT, podstawą opodatkowania jest wszystko, co stanowi zapłatę, którą dostawca towarów lub usługodawca otrzymał lub ma otrzymać od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej. Oznacza to, że podstawą opodatkowania przy wydaniu nagród jest pełna wartość otrzymana za te towary lub usługi, niezależnie od tego, kto dokonuje zapłaty.
3. Stanowisko polskich sądów administracyjnych
Polskie sądy administracyjne potwierdziły to stanowisko w szeregu orzeczeń wydawanych już od 2015 r. Przykładowo, Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku w sprawie I FSK 271/15 potwierdził, że agencja marketingowa nie może traktować wydania nagród jako elementu kompleksowej usługi marketingowej. Takich orzeczeń jest oczywiście więcej.
4. Praktyczne implikacje dla agencji i klientów
Oznacza to dla agencji następujące zasady przy rozliczeniach z klientami:
- Podział świadczeń – agencja musi rozdzielić usługę organizacji akcji promocyjnej od dostawy nagród.
- Fakturowanie klienta – klient powinien otrzymać fakturę jedynie za usługi organizacji akcji.
- Fakturowanie uczestników (największe wyzwanie!) – uczestnicy akcji powinni otrzymać fakturę lub paragon na pełną wartość nagrody, z adnotacją, że zapłaty dokonał klient (podmiot trzeci).
- Dokumentowanie przepływu środków – koszty nagród pokrywane przez klienta powinny być dokumentowane notami obciążeniowymi, co umożliwia klientowi zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodu.
Z kolei dla klientów agencji marketingowych oznacza to:
- Bezpieczeństwo podatkowe – prawidłowe dokumentowanie transakcji pozwala klientowi bezpiecznie zaliczyć wydatki na nagrody do kosztów uzyskania przychodu.
- Ryzyko konsekwencji finansowych – nieprawidłowe rozliczenie może skutkować zakwestionowaniem przez organy podatkowe prawa do odliczenia VAT i zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu.
5. Jakie mogą być konsekwencje błędnego rozliczania nagród?
Dla agencji marketingowej kluczowym problemem jest zarzut prowadzenia nierzetelnej dokumentacji księgowej. Agencja może zostać oskarżona o niewłaściwe dokumentowanie transakcji, co może prowadzić do sankcji administracyjnych, a nawet odpowiedzialności karnej skarbowej osób zarządzających. Ponadto, może ucierpieć reputacja agencji, co wpłynie na relacje z obecnymi i potencjalnymi klientami.
Dla klienta agencji najpoważniejszym skutkiem jest brak możliwości bezpiecznego zaliczenia faktury od agencji do kosztów uzyskania przychodu oraz odliczenia z niej VAT. Jeśli organy podatkowe zakwestionują prawidłowość dokumentacji, klient może zostać zobowiązany do zapłaty zaległego podatku dochodowego oraz VAT wraz z odsetkami. To może prowadzić do znaczących strat finansowych i zakłóceń w płynności finansowej.
Czy Twoja agencja jest gotowa na te zmiany? Masz wątpliwości co do prawidłowego rozliczania VAT w usługach marketingowych? Zapraszamy do kontaktu. Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu i pomożemy uniknąć niepotrzebnych ryzyk.
