Jeśli chodzi o branżę marketingową w Polsce to moim zdaniem ma się naprawdę dobrze. Nasze rodzime agencje marketingowe brylują w dyscyplinie “kreatywne kampanie reklamowe”. Jestem daleka od twierdzenia, że polski rynek marketingowy jest nasycony i nic lepszego już nie zobaczycie. Jednocześnie w tym sprincie o uwagę i zainteresowanie polskiego konsumenta coraz częściej pojawiają się pomysły, żeby z kampanią wyjść również poza granice Polski. Akcja międzynarodowa to byłoby coś! I wtedy pojawiają się pytania: ale czy możemy w ogóle taką akcję przeprowadzić? A co z RODO i podatkami? O czym musimy pamiętać, jak to wszystko zorganizować? Żeby trochę odczarować ten temat przedstawiam Wam 5 – w mojej ocenie – kluczowych kwestii, na które warto zwrócić uwagę organizując akcję promocyjną poza granicami Polski.
Poniżej omówione zostaną kwestie:
- Organizacji akcji promocyjnej za granicą – czy jest to możliwe?
- Ochrony danych osobowych
- Podatków
- Różnic językowych
- Zgodności z lokalnymi przepisami
1. Międzynarodowa akcja promocyjna? Mamy zielone światło!
Jeśli chodzi generalnie o możliwość zorganizowania akcji promocyjnych przez polską firmę czy agencję marketingową w innych krajach to zasadniczo nie ma ku temu przeszkód prawnych. W ramach jednolitego rynku wewnętrznego Unii Europejskiej korzystamy ze swobodnego przepływu towarów, usług, kapitału i osób – możemy prowadzić wymianę handlową i działalność gospodarczą we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
A co z krajami spoza UE czy EOG? Tutaj trzeba sięgnąć do regulacji prawnych danego kraju. Ale z dużym prawdopodobieństwem nie znajdziemy w nich przepisów, które by całkowicie wykluczały możliwość przeprowadzenia takiej akcji.
2. Ochrona danych osobowych.
Jeśli planujecie podbój rynków europejskich to w kwestii danych osobowych sytuacja jest stabilna – tutaj obowiązuje RODO. Można je kochać lub nienawidzić, ale po ponad 6 latach jego obowiązywania przynajmniej mamy już wypracowane standardy działania i wzory dokumentów. Organizacja akcji z perspektywy prawa ochrony danych osobowych nie będzie się więc różniła od akcji organizowanych w Polsce.
Jeśli natomiast wychodzicie z akcją na rynki bardziej egzotyczne, np. Chiny czy Brazylia, albo mniej egzotyczne, ale jednak poza UE czy EOG, np. Serbia czy Wielka Brytania to trzeba zweryfikować przepisy prawa ochrony danych osobowych obowiązujące w takim kraju.
3. Podatki.
Wydając nagrody w akcji promocyjnej nie uciekniemy od tematu podatków. Systemy podatkowe krajów UE są oparte na tych samych albo bardzo podobnych zasadach. Ze względu jednak na różnice występujące w mechanice akcji czy wartość wydawanych nagród, metody rozliczania podatków od nagród mogą różnić się w zależności od kraju. Te różnice z kolei mogą wygenerować dodatkowe obowiązki podatkowe – po stronie uczestnika albo organizatora.
Przykładowa różnica: według polskich przepisów podatkowych od nagród wydanych w konkursie podatek może rozliczyć organizator akcji (to on występuje w roli płatnika) i wpłaca go do swojego urzędu skarbowego. W innych krajach UE obowiązek rozliczenia podatku co do zasady spoczywa na nagrodzonym uczestniku, który wartość nagrody dolicza do osiąganych w danych roku przychodów i samodzielnie rozlicza się z urzędem skarbowym.
Dobra wiadomość jest taka, że podobnie jak w Polsce, inne kraje też przewidują zwolnienia podatkowe, w szczególności, jeśli nagrody mają niewielką wartość.
4. Różnice językowe.
To, że wychodzimy z akcją na rynek zagraniczny nie zwalnia nas z obowiązku komunikowania jej w języku urzędowym danego kraju. W końcu powinno zależeć nam na tym, żeby nas dobrze zrozumieli. To oznacza, że regulamin akcji, materiały promocyjne (POS i digital), strona internetowa czy aplikacja mobilna, za pośrednictwem której można dołączyć do akcji powinny być przetłumaczone na język ojczysty naszych uczestników.
Nie musi być to tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego, ale dobrze byłoby zaangażować w ten projekt osobę, która biegle zna język albo skorzystać z narzędzi AI, np. Chat GPT. Podobnie, jeśli chodzi o stronę internetową akcji – może być postawiona na jednej domenie, ale z możliwością zmiany języka (tłumaczenia treści zawartych na stronie).
Musimy również zapewnić, aby ewentualne reklamacje zgłaszane przez uczestników czy generalnie komunikacja dotycząca akcji była prowadzona w ich języku ojczystym.
5. Zgodność z lokalnymi przepisami.
Akcja promocyjna powinna być generalnie przeprowadzona zgodnie z lokalnym prawem, nie tylko podatkowym czy ochrony danych osobowych. Trzeba zweryfikować, czy sposób przeprowadzenia akcji nie jest sprzeczny z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa w danym kraju, w szczególności tymi sektorowymi, np. dotyczącymi hazardu czy praw konsumentów.
Przykład:
- Jeśli akcja ma być skierowana do konsumentów to bez względu na to, w jakim kraju ją organizujecie, konsumentów należy traktować z taką samą dbałością i uczciwością. Komunikaty informujące o akcji promocyjnej muszą być podane w sposób pełny i rzetelny. Ta zasada nie doznaje żadnych wyjątków, nie ma drogi na skróty.
- A jeśli akcja ma być skierowana do pracowników jakiejś organizacji, np. banku to szczególnie warto sprawdzić, czy lokalne prawo bankowe lub prawo pracy nie wprowadza ograniczeń w tym zakresie. Albo czy w poszczególnych placówkach bankowych nie obowiązują jakieś wewnętrzne regulaminy, które np. ograniczają lub zakazują pracownikom brania udziału w tego rodzaju akcjach.
Organizacja akcji promocyjnej za granicą to dość duże przedsięwzięcie, ale też ogromna satysfakcja! I jak z każdym nowym projektem trzeba najpierw zdobyć doświadczenie w małym jeziorze, żeby później wypłynąć na szerokie wody. Jak widać przy takim projekcie jest sporo obszarów prawnych do zbadania i zabezpieczenia, dlatego szczególnie warto skorzystać z pomocy prawników i doradców, którzy znają lokalne przepisy prawa.
Trzeba być też gotowym na większe koszty organizacji takiej akcji i przygotowania zacząć z dużo większym wyprzedzeniem (nawet kilku miesięcznym). Usługi zagranicznych dostawców (kancelarii prawnych, firm kurierskich, dostawców oprogramowania) wyceniane są głównie w euro, dlatego już na etapie tworzenia oferty warto jej budżet pomnożyć co najmniej razy cztery.
