Organizowanie konkursów to świetny sposób na zwiększenie zaangażowania klientów i budowanie ich lojalności wobec marki. Niestety nie jest tak, że zasady dotyczące prowadzenia konkursów znajdują się w jednej ustawie. Przenika się tutaj wiele dziedzin prawa. Dlatego zapraszam na krótką wycieczkę „prawoznawczą” – omawiam te elementy, na które szczególnie należy zwrócić uwagę.
Spis treści artykułu:
1. Mechanika – upewnij się, czy na pewno jest to konkurs
Wyróżniamy kilka rodzajów akcji promocyjnych. Różnią się one nie tylko mechaniką, ale też sposobem rozliczania podatków czy warunkami organizacji.
Konkurs to akcja, w której:
- uczestnicy mają do wykonania konkretne zadanie konkursowe, np. wymyśl hasło reklamowe, zrób zdjęcie, nagraj filmik itp.
- nagrodę otrzymają tylko najlepsi – ktoś wygrywa, ktoś przegrywa. Uczestnik wygrywa na podstawie oceny jego umiejętności, wiedzy lub kreatywności.
- zwycięzców wybiera komisja konkursowa/jury albo wyłania się ich na podstawie utworzonego rankingu.
Konkurs najczęściej mylony jest ze sprzedażą premiową albo loterią.
Sprzedaże premiowe to akcje, gdzie nagrodę otrzyma każdy, kto spełni określone warunki. Najczęściej trzeba kupić produkt promocyjny lub usługę i zarejestrować dowód zakupu na stronie internetowej promocji. Nagroda ma charakter gwarantowany.
Loterie to akcje, w których o przyznaniu nagrody decyduje przypadek, a nie człowiek. Najczęściej przeprowadzane są w nich losowania. Przeprowadzenie loterii wymaga uzyskania zezwolenia od organów administracji skarbowej.
Do przeprowadzenia konkursu nie jest potrzebne zezwolenie, ale też nie możesz wynagradzać każdego, kto przystąpi do akcji. Dlatego przeanalizuj, czy Twoja akcja na pewno spełnia cechy konkursu.
2. Przygotuj regulamin konkursu
Konkurs powinien mieć regulamin, który jasno określa zasady udziału. Będzie to kompas, który wyznacza kierunek działania dla organizatora i uczestników – co, kiedy i kto może lub powinien zrobić. Co opisać w regulaminie?
- Zadanie konkursowe: na czym polega konkurs, co dokładnie uczestnicy mają wykonać?
- Zasady uczestnictwa: kto może wziąć udział w konkursie (np. pełnoletni mieszkańcy Polski) i kto nie może się do niego zgłosić?
- Czas trwania konkursu: od kiedy do kiedy trwa konkurs? Kiedy można się do niego zgłosić?
- Opis nagród: co dokładnie można wygrać i jaka jest wartość nagród?
- Zasady wyłonienia zwycięzców: jak i kiedy zostaną wybrani zwycięzcy i jak zostaną powiadomieni o wygranej?
- Warunki wydawania nagród: czy i jakie dokumenty muszą przedstawić zwycięzcy (np. oryginalny dowód zakupu)? W jaki sposób nagrody zostaną doręczone do zwycięzców?
- Procedura reklamacyjna: jak i w jakim terminie uczestnicy mogą zgłaszać reklamacje związane z konkursem?
- Kto jest organizatorem konkursu: dane firmy organizującej konkurs. Nie zawsze jest to marka, która się promuje. Zazwyczaj zewnętrzna agencja marketingowa.
Polecam konsultować regulaminy z prawnikami. Jednocześnie uważam, że należy je – i sama staram się tak robić – maksymalnie „odprawniczać”. Regulamin to nie dokument z magicznymi zaklęciami, które rozumieją tylko prawnicy. Regulamin ma być nieskomplikowany, zwięzły, sformułowany w sposób jasny – tak, żeby każdy mógł bez problemu zrozumieć jego treść i nie mieć wątpliwości.
3. Podatki – co musisz wiedzieć?
Zasadą jest, że od każdej nagrody wydanej w konkursie odprowadzany jest 10%-owy, zryczałtowany podatek dochodowy. Nie wchodząc nadmiernie w regulacje podatkowe – podatek może rozliczyć organizator konkursu. Wpłaca go do swojego urzędu skarbowego zbiorczo, od wszystkich nagród, które wydał w danym miesiącu w konkursie(ach).
Żeby zapłacić podatek od nagród w konkursie organizator nie musi zbierać od uczestników żadnych dodatkowych danych typu PESEL czy adres zamieszkania.
Przepisy podatkowe przewidują zwolnienie z obowiązku zapłaty podatku od nagród, jeśli:
1) po pierwsze – wartość nagrody w konkursie nie przekracza jednostkowo 2.000 zł brutto oraz
2) po drugie – konkurs jest z dziedziny nauki, sztuki, kultury, dziennikarstwa lub sportu albo jest to konkurs organizowany i emitowany przez środek masowego przekazu (radio, prasa, telewizja).
W kwestii korzystania ze zwolnień podatkowych zalecam jednak ostrożność. Przepisy są dość ogólne i nieprecyzyjne. Nie znajdziemy w prawie podatkowym wyjaśnienia tego, czym na przykład jest „sztuka”. Czy odpowiedź na pytanie konkursowe to już dzieło sztuki? Można mieć wątpliwości.
4. Komunikacja marketingowa
Nawet najbardziej kreatywny konkurs z atrakcyjnymi nagrodami nie przyniesie spodziewanych efektów marketingowych, jeśli nikt się o nim nie dowie. Dobieraj kanały komunikacji adekwatnie do założeń i celu konkursu. Jeśli robisz konkurs na Instagramie to raczej nie potrzebujesz materiałów POS – wejdź we współpracę z influencerami, którzy go wypromują. Pamiętaj o dokładnym ustaleniu zasad tej współpracy! Zawarcie umowy jest wskazane.
Pamiętaj, aby materiały promocyjne (zarówno POS, jak i digital) informowały o wszystkich istotnych warunkach konkursu, a zwłaszcza o okresie jego trwania i zadaniu konkursowym. Nie zapomnij wskazać, gdzie znajduje się regulamin i szczegóły akcji (np. na stronie internetowej konkursu). Złota zasada: im prostsza mechanika konkursu, im mniej wyłączeń i niestandardowych założeń – tym krótsza nota prawna (legal).
5. RODO
Nie da się przeprowadzić konkursu bez przetwarzania danych osobowych. Jeśli organizujesz konkurs na zlecenie klienta to polecam Ci szczególnie już na początku projektu omówić z nim kwestie związane z administrowaniem danymi. Najpewniej będziecie musieli zawrzeć dodatkową umowę (powierzenia przetwarzania danych).
Trzeba będzie też przygotować klauzulę informacyjną RODO, a jej skróconą wersję umieścić pod formularzem zgłoszeniowym, np. na stronie www konkursu. Jeśli na stronie konkursu wpinasz pliki cookies, na które użytkownik musi wyrazić zgodę to pamiętaj również o przygotowaniu Polityki prywatności i cookies.
Podsumowanie
Z moich obserwacji wynika, że konkursy są najczęściej organizowanymi akcjami dla konsumentów. Dobrze zaprojektowany i przeprowadzony konkurs to nie tylko świetne narzędzie marketingowe, ale także odpowiedzialność prawna, którą przyjmuje na siebie przede wszystkim organizator. Dlatego dobrze mieć rozeznanie w obszarach prawnych zanim przystąpi się do działania. Potknięcie może być kosztowne, zwłaszcza jeśli chodzi o naruszenie przepisów chroniących konsumentów.
